SUOMEN PALLIATIIVISEN HOIDON YHDISTYKSEN TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Palliatiivisen Hoidon Yhdistys ry
Y-tunnus: 2073770-4
Yhteyshenkilö: Petra Auramo, sähköposti: petra.auramo@sphy.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistykseen kuuluvien jäsenien tietoja ja tietoja käytetään vain yhdistyksen toimintaan liittyvien asioiden hoitamiseen.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Toimintaan liittyviä tehtäviä ovat laskutus, lehden toimittaminen jäsenille, tiedottaminen sekä hallituksen jäsenten osalta hallituksen toiminnan ylläpitäminen.
Hallituksen jäsenten henkilötunnusten käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti hänen oikeusturvansa sekä etujensa ja oikeuksiensa varmistamiseksi.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero
- Sähköisten viestintäkanavien tunnistetiedot
- Esteettömyyteen liittyvät tiedot, hallituksen jäsenten osalta
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään. Järjestelmään on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen toimintaan. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja suojatut salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu.
Jäsenellä on käytössään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja suojattu salasana.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Pääsääntöisesti henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Yhdistyksen jäsenten henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa kolmansille osapuolille hallituksen erillisellä päätöksellä, ainoastaan yhdistyksen tavoitteiden mukaiseen toimintaan liittyen. Liittymällä yhdistyksen jäseneksi, rekisteröity hyväksyy Suomen Palliatiivisen Hoidon Yhdistys ry:n tietosuojaselosteen.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Tämän jälkeen ne poistetaan kokonaisuudessaan Yhdistysavaimen ylläpitämästä jäsenrekisteristä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada tieto siitä, mitä ja mitä hänen henkilötietojaan käsitellään
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsensihteeri Marjo Heikkiselle sähköpostitse osoitteeseen marjo.heikkinen@sphy.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä yhdistyksen kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta osoitteessa Yhteystiedot | Suomen Palliatiivisen Hoidon Yhdistys ry (sphy.fi)
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tämä tietosuojaseloste päivitetään vuosittain. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.1.2025.